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IT女子ちーさんのwebろぐ

面白いwebサービス・アプリの紹介やビジネスモデルの分析など、ユーザー目線・ビジネス目線からITな情報を発信します!週末に1記事ずつ更新中。

もっと便利にタスク管理!TaskChuteを使いこなす小技3選

 こんにちは!IT女子のちーさんです。本日は、先週ご紹介した「Task Chute」をより便利に使いこなす小技を3つ紹介します!

TaskChuteの紹介記事はこちら↓

i-chihiro93115.hatenablog.com

 

INDEX

タスクを分類して色をつける

リピート機能を活用する

毎月使えるフォーマットを作る

 

タスクを分類して色をつける

TaskChuteでは、タスクを分類することができます。それが「Project」です。タスクを入力する前に、「ルーチン」「休憩」といった分類項目を入力すると、それに応じて色分けをしてくれます。

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そして実は、この分類項目と色分けは編集可能です。「Project」というシートで編集ができます。例えば、「チーム」を「MTG」にしたいとおもったら、「チーム」と書いてあるセルを「MTG」に直せばOK。分類項目の付け足しも可能です。「商談」という項目を追加したければ、空いている下のセルに「商談」と加えます。「商談は気合いを入れるから勝負の赤色にしよう!」というふうな色の選択も可能です。

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「Project」を編集した後に、「MTG」と「商談」と入力すると、無事に色分けがされました。

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リピート機能を活用する

TaskChuteで便利なのがリピート機能です。ランチやメールチェックなど毎日行う業務を毎日自動的に入力してくれる機能です。導入は簡単!タスクの後に「(repeats)」と書くだけ。その日のrepeats業務が終わると下の図のようなポップアップが出てきてきます。

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次の日が仕事であれば「1」、2日間休みであれば「3」を入力すればOK!自動的に次の日または3日後に同じタスクが入力されます。

 

毎月使えるフォーマットシートを作る

1か月1シートとして、月の変わり目ごとにコピーして汎用できる「フォーマット」を作るのがオススメです。作り方と使い方は以下の通り。

①リピートの業務だけ上に残し、その下の行「月日」「Projects」「タスク」「見積り」を空欄にする。※「曜日」「実績」には関数が入っているので消さないように!

f:id:i-chihiro93115:20160904190532p:plain

②空欄の行を下までコピーする(大体30行くらい)。

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③シートをコピーする。

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④コピーしたシート名を「2016年09月」のようにし、シート内の「月日」に日付を入力する。

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⑤あとは、毎日タスクを追加していく。

あくまでひとつのやり方ですが、参考にしてみてください!

 

TaskChute使ってみようかな〜という人は、ぜひ今回紹介した小技も活用してくださいね。

TaskChuteのダウンロードはこちらから!無料です(๑´∀`๑)」

 

追記〜TaskChuteを1週間徹底活用して感じたこと〜

TaskChuteは1ヶ月以上前から使っていたのですが、実は先週の記事に書いたことの「見積もり時間と実績時間の差を埋める」と「すべての時間を記録する」はこれまで出来ていませんでした(いかにも出来てるみたいに偉そうに書いててすみません笑)。ただ、この記事をきっかけに今週からこの2つも実践してみました。実践してみて感じたことを書きます。

作業にかかる時間を把握できた

見積もり時間と実績の時間の差を意識できたことで、現状自分はこの作業にこのくらいかかるのだなという感覚が身につきました。具体的にもっと早くする改善策などはまだできていませんが、これからやっていきたいです。

集中力が高まった

すべての時間を記録していくことで、「〇〇の作業をこれから◯分でやるんだな」という意識付けができ、作業への集中力が上がったと思います。

1日の振り返りがやりやすくなった

今日1日何をしていたかが漏れなく書いてあるので、「今日はこの作業に時間かけすぎちゃったな〜」などという振り返りがしやすくなりました。

 

あわせて読みたい

 TaskChuteの紹介記事です

i-chihiro93115.hatenablog.com

 ビジネスノウハウ系記事集めました 

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