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IT女子ちーさんのwebろぐ

面白いwebサービス・アプリの紹介やビジネスモデルの分析など、ユーザー目線・ビジネス目線からITな情報を発信します!週末に1記事ずつ更新中。

仕事にかかる時間を可視化できる超便利なタスク管理ツール「Task Chute」のすすめ

こんにちは!IT女子のちーさんです。

今日は、webサービスではないのですが、「Task Chute」という便利なタスク管理ツールを紹介します。

Task Chuteは、エクセル形式のシートで、日々のタスクを記録することができます。

Task Chuteを知ったのは、「残業ゼロの1日1箱仕事術」を読んだのがきっかけでした。

残業ゼロの「1日1箱」仕事術

残業ゼロの「1日1箱」仕事術

 

 それを機に、いま仕事でこのTaskChuteを使っています。

それまでは、表を作って「◯時から◯時まで〜をする」という感じで1日のスケジュールを立てていたのですが、それよりもTaskChuteの方が圧倒的に良いと思います。

今日は、Task Chuteの紹介とTaskChuteを仕事で使うメリットをお伝えしたいと思います。

INDEX

1.TaskChuteの基本的な使い方

2.TaskChuteを仕事で使うメリット

  • 仕事の見通しができることでやる気がアップする
  • 見積もりの時間と実際にかかった時間のギャップを埋めることができる
  • すべての時間を記録することでムダな時間を可視化できる

 

1.TaskChuteの基本的な使い方(下の図参照)

①今日の日付を入力

②今日のタスクを入力

③タスクの見積もり時間を入力

④今日の仕事終了予定時刻が算出される

⑤タスク開始時間と終了時間を記録

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2.TaskChuteを仕事で使うメリット

仕事の見通しができることでやる気がアップする

上図の④を見て分かる通り、タスクの見積もり時間を記入することで、今日の仕事の終了予定時刻(今日帰れるはずの時間)がはっきりとわかります。このように見通しが立つと、人はやる気が出ます。なぜなら、仕事が終わるところがイメージできるからです。あなたにも、終わりが見えるとやる気が出るという経験はありませんか?例えば、マラソン。ゴールが見えない中盤は精神的に辛いですが、ゴールが見えてくるともうちょっと頑張ろうと思えるのではないでしょうか。ちなみに、終了予定時間は実績の記録に応じて変動します。例えば、1時間かかる予定だった仕事が30分で終われば終了予定時刻は30分早まります。逆に、見積もり以上に時間がかかったり、予定外のタスクが入ると、終了予定時刻が伸びます。このように、実績を記録しながら常に終了予定時刻(=ゴール)を把握することができます

 

見積もりの時間と実際にかかった時間のギャップを埋めることができる

TaskChuteと普通のTODOリストの最大の違いは、見積もり時間と実績時間の記録ができることです。あるタスクが思ったより時間が掛かったorかからなかったという振り返りが簡単にできます。初めてやる仕事は、見積もり時間がわからず、実際にかかった時間と大きなギャップがあると思います。それを認識して、なぜギャップが生まれたのかを考えることができます。見積もりよりも時間がかかった場合は、次回からは見積もり時間を長くしてみたり、あるいは見積もりの時間内で終わらせる方法を考えます。このようにしていくことで、だんだんと正確に時間を見積もりながらより速く仕事を終わらせることができるようになります

 

すべての時間を記録することでムダな時間を可視化できる

TaskChuteでは、作業の区切りごとに時間を記録していくので、予定していたタスク以外のことをしていた時間(=ムダな時間)が1日に何分あったのかも記録することができます。休憩など、意識的にタスク以外のことをするのは良いと思いますが、何もせずに無意識にぼーっと過ごす時間は削減するべきです。分単位で、時間を記録することで、ムダに過ごしてしまった時間を可視化し、なるべくそれを増やさないようにする意識付けが可能になります。

 

TaskChuteは、こちらから無料でダウンロードできます。有料版もありますが、私は今のところ無料で間に合っています。

タスク管理ツール・TaskChute1 ダウンロード

また、使い方が書いてあるPDFもあるので、使ってみたい人は合わせてチェックしてみてくださいね!

http://cyblog.jp/uploads/TC2StartupGuide.pdf

 

来週は、TaskChuteの細かい使い方や便利なテクニックなどを紹介しようと思います!