【プレゼン資料作成】スライドを作る前にすべき５つのステップ
こんにちは！
IT企業でインターン中のちーさんです。
私が参加しているインターンでは、月に１回以上プレゼンテーションをする機会があるので、だんだん慣れてきました。
以前の私もそうでしたが、「プレゼンをしよう」というときに、とりあえずパワポを立ち上げて、頭の中でイメージしてたことを書き込んでいく、という進め方をしている人もいるかと思います。
しかし、その前にやることがある！
ということで今回は、インターン先で教えてもらったプレゼンテーションのコツについてシェアしたいと思います。
プレゼンの最大の目的は「聞き手の行動に変化を起こすこと」
まずは、プレゼンの目的を考えます。
プレゼンの目的を設定するときですが、「〇〇を伝えるため」という風に設定してませんか？
確かに伝えなければいけないのですが、伝えた結果、聞き手の行動になんかしらの変化を起こすことができなければ、プレゼンの存在意義がありません。
伝えるだけで終わってしまい、聞き手も「ふ～ん、そうなんだ」という感じしか残らないプレゼンになってしまうんじゃないかなと思います。
プレゼンを作る前に、「このプレゼンによって、聞き手にどんな変化を起こしたいのか」「その変化を起こす聞き手のメリットは何か」という視点をもって、プレゼンの構成を考えていくと、存在意義の大きいプレゼンになると思います。
ただ、「このプレゼンを聞いて、あなたに〇〇してほしい」という風にプレゼンの中で宣言してしまうと、おしつげがましく聞こえることがあります。
特に目上の人にプレゼンをするときは注意です。
明言せずとも、プレゼンを聞いた結果、聞き手が行動を変えたいと思えるようなプレゼンが一番いいのではないでしょうか。
いきなりスライドを作っていませんか？
「プレゼンをすることになった！とりあえずパワポを立ち上げよう」はよくある光景かと思います。
しかし、プレゼン準備でパワポのスライドを作る前にやることがあります！
それは、プレゼンの聞き手を分析し、目的を設定すること。
そして、スライドは最初から順に作るのではなく、まずは全体の構成を練ります。
私がいつも、スライドを作る前に埋めているフォーマットを紹介します。
プレゼン資料作成の流れ
聞き手分析
プレゼンの聞き手はだれかをまず確認します。
立場の違う聞き手がいたら、「聞き手①・聞き手②」というようにそれぞれ記入します。
たとえば、会社で同じプレゼンを聞くにも、社長と社員では権威の大きさや聞く姿勢が違います。
聞き手分析では、時間があれば聞き手の興味関心などを押さえておくと、より興味の引きやすいプレゼンになると思います。
目的設定
先ほど述べた、「プレゼンを通じてどんな変化を起こすか」という点です。これは、①で設定した聞き手ごとに設定します。
メッセージ
そのプレゼンで一番伝えたい事です。②に近いものになってくるかと思います。こちらも、聞き手ごとに設定します。
ストーリーライン
スライドの全体のアウトラインのようなものです。ここで、プレゼンの大まかな見出しをつけます。
キーセンテンス
スライド１枚１枚で伝えたいことを書きます。スライドの数だけキーセンテンスがあります。
これを書き終わったあと、「このスライドのキーセンテンス、本当に伝える意味ある？」というのを考え直してみると、必要最低限のスライド枚数でシンプルなプレゼンになると思います。
私の場合、この５項目をワードに書き起こして、そのあとパワポを立ち上げてキーセンテンスだけをスライドに書き写すということをしてます。
これをやったら、すごくプレゼンが作りやすくなったので、おすすめです。
華やかなプレゼンスライドも中身が伴わないと意味がない
プレゼンスライドってやはりデザインがきれいだったり、スタイリッシュだったりすると、かっこいい感じがしますよね。
私も、わりとそういうのが好きで、スライドをきれいにすることにこだわってしまうことがあります。
しかし、中身ができてないうちにデザインにこだわりすぎるのは本末転倒ですよね。
頭ではわかっていても、スライド作り始めちゃうといつのまにか魅せ方にこだわってるってことはありませんか？
限られた時間の中で作るには、内容はこれで完璧！ってなるまで細かいデザインのことは、我慢して手をつけない方が効率的です。
あと、もう１点注意したいことは、そのデザインの変更はよりよく伝えるための効果が本当にあるのか？という点です。
たとえば、背景をカラフルにしたり、背景に写真をいれたりすると、華やかにはなりますが、逆に背景に目が行って本当に伝えたい事が伝わりにくくなるかもしれません。
伝えやすさの効果のない、もしくは逆効果になる変更はしないようにしましょう。
大学生活でもビジネスでも、プレゼンをする機会は多いと思います。
ここでシェアしたやり方が参考になったらうれしいです！
資料の準備ができたら、さっそく練習をしましょう！
プレゼンでしゃべるときのコツについてはこちら。
